مدیرکل ثبت اسناد و املاک خراسان رضوی گفت: بر اساس بخش نامه شماره 16583/92 – 04/02/1392 معاون رییس قوه قضاییه و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برای تنظیم سند رسمی اجاره سه سال و کمتر از آن در دفاتر اسناد رسمی نیاز به اخذ استعلام از اداره ثبت نیست و سران دفاتر اسناد رسمی پس از بررسی اصل مدارک مالکیت موجر و احراز هویت موجر و مستاجر اقدام به تنظیم و ثبت سند رسمی اجاره می‌‌کنند.

غلامرضا رحمتی‌زاده با اشاره به مزایای سند رسمی گفت : برابر مواد 92 و 93 قانون ثبت، کلیه اسناد رسمی تنظیم و ثبت در دفاتر اسناد رسمی بدون نیاز به مراجع قضایی و انتظامی رأساً و صرفاً با مراجعه به ادارات ثبت اسناد واملاک و دفاتر اسناد رسمی لازم‌الاجرا بوده و قابلیت صدور اجراییه بدون فوت وقت و حداکثر ظرف بازه زمانی 48 ساعته را داشته و بدین نحو مردم بدون نیاز به تنظیم دادخواست و طی تشریفات دادرسی و اخذ وکیل و تودیع حق‌الوکاله با حداقل هزینه و سرعت و دقت بالا می‌توانند با تنظیم سند رسمی اجاره در دفاتراسناد رسمی از مزایای آسان تخلیه و رفع تصرف از متصرفان غیرمجاز مستغلات اجاره‌ای خود برآیند که فرایند فوق علاوه بر کاهش حجم پرونده‌های قضایی سبب تسریع و تحصیل در اجرای حقوق و وصول مطالبات طرف‌های سند رسمی اجاره می‌شود.

مدیر کل ثبت اسناد و املاک خراسان رضوی مزایای اختصاصی برتری سند رسمی اجاره که موجر و مستاجر از آن بهره‌مند می‌شوند را برشمرد و افزود : تنظیم قرارداد رسمی اجاره املاک علاوه بر اینکه در مقایسه با قراردادهای عادی اجاره املاک دارای مزایای عمومی اسناد رسمی است، مزایای اختصاصی نیز دارد که آگاهی مردم از این مزایا موجب اقبال عمومی آنها به تنظیم سند رسمی خواهد شد.

وی گفت: مزیت‌های سند رسمی تنها اختصاص به مالک یا موجر نیست بلکه مستاجران نیز از آن بهره‌مند خواهند شد که از جمله مهم‌ترین آنها می‌توان به اینکه سند اجاره املاک ثبت‌شده در دفاتر اسناد رسمی برای مدت سه سال و کمتر از آن نیاز به هیچ استعلامی ندارد؛ بنابراین به سرعت قابل تنظیم بوده و وقت طرفین عقد اجاره که امروز اهمیت زیادی دارد، تلف نخواهد شد. تخصص و تبحر سران دفاتر اسناد رسمی در شناخت آثارعقود و بی‌طرفی آنها موجب خواهد شد کلیه آثار عقد اجاره پیش‌بینی شده و رابطه استیجاری به نحو منصفانه‌ای تنظیم شود، مزیت دیگر تنظیم قرارداد اجاره به صورت سند رسمی این است که طبق ماده 54 قانون مالیات‌های مستقیم مبالغ تعیین‌شده درسند اجاره ملاک تعیین مالیات بر درآمد املاک قرار می‌گیرد ولی در قراردادهای عادی اجاره مبالغ تعیین شده در قرارداد اجاره بعضاً مورد عمل کارشناسان ادارات دارایی نیست بلکه مبلغ اجاره‌بها برای وصول مالیات بر اساس املاک مشابه تعیین خواهد شد، در اجاره رسمی املاک طرفین عقد از طریق دو مرجع یکی مرجع قضایی و دیگری اجرای ثبت می‌توانند اجرای حقوق و تعهدات ناشی از قرارداد را درخواست کنند ولی در قراردادهای عادی آنها ناچارند فقط باید به مراجع قضایی مراجعه نمایند، مستند بر ماده 70 قانون ثبت در قرارداد رسمی اجاره تمام محتویات و مندرجات سند معتبرند و نیازی به اثبات تحقق آنها وجود ندارد؛ اما در قراردادهای عادی اجاره مدعی باید مورد ادعای خود را اثبات کند و انکار و تردید در مورد آنها قابل رسیدگی قضایی است، اسناد رسمی اجاره قابل بازسازی است و در صورت مفقود شدن اصل اسناد ذی‌نفع می‌توان رونوشت آن را از دفتر اسناد رسمی تنظیم‌کننده اخذ کردو در صورت تصدیق مطابقت رونوشت سندبا ثبت دفتر طبق ماده 74 قانون ثبت رونوشت به منزله اصل سند خواهد بود اشاره کرد رحمتی زاده افزود: مزایای فراوان دیگری در سند رسمی اجاره وجود دارد از جمله اینکه طبق ماده 108 قانون آیین دادرسی مدنی در دعاوی مربوط به مورد اجاره با سند رسمی می‌توان بدون پرداخت خسارت احتمالی تامین خواسته نمود و موارد فوق‌الاشاره مزایایی هستند که در بعد ارتباط فردی طرفین عقد اجاره مطرح است.

رحمتی‌زاده خاطر نشان کرد: توانمندی مردم در پرداخت حق‌الزحمه دفاتر اسناد رسمی در موضوع پرداخت حق‌الثبت و حق‌التحریر اسناد رسمی اجاره و تفاوت فاحش و قابل ملاحظه آن با حق کمیسیون بنگاه‌های مشاور املاک از مزایای تنظیم اسناد در دفاتراسناد رسمی بر قولنامه های عادی است به طوری که برابر رویه جاریه در بنگاه‌های مشاور املاک هر یک از طرفین قرارداد اجاره وفق تعرفه مصوب مکلف به پرداخت یک‌سوم اجاره‌بها از هر طرف اعم از مال‌الاجاره و یا قرض‌الحسنه و رهن به مشاوران املاک است، مشروط بر اینکه از یک میلیون و پانصد هزار ریال تجاوز نکند. به عنوان مثال برای تنظیم و ثبت سند اجاره با اجاره‌بهای ماهیانه پانصد هزارتومان در دفاتر اسناد رسمی هفتاد و هفت هزار تومان حق‌التحریر اخذ می‌شود در حالی که حداقل حق‌العمل و کمیسیون مشاوران املاک بر مبنای تعرفه و ده روز اجاره از هر طرف معامله با رعایت سقف سیصد هزار تومان خواهد بود. مدیرکل ثبت اسناد و املاک خراسان رضوی گفت: تنظیم سند با استفاده از سیستم ثبت آنی معاملات در دفاتر اسناد رسمی باعث شفافیت و وضوح معاملات اشخاص و در دسترس بودن روابط حقوقی افراد نزد سازمان‌ها و مراجع دولتی خواهد شد و باعث ایجاد انتظام در روابط مالیاتی مردم و دولت می‌شود و فرار مالیاتی را به حداقل می‌رساند، مضافاً به اینکه سند اجاره رسمی برابر اظهار متعاملین بر مأخذ اعلامی ایشان و برای مدتی که آنان اعلام دارند تنظیم خواهد شد. وی افزود مشاوران املاک برای تمامی موارد و شقوق از یک مدل قرارداد استفاده می‌‌کنند در حالی که سران دفاتر اسناد رسمی هیچ گونه محدودیتی در انشای روابط حقوقی در قالب مقررات ندارند و از فرم و قالب خاص و محدودی استفاده نمی‌کنند و سند اجاره به خواست متعاملین بر مبنای قانون روابط موجر و مستاجر و قانون مدنی تنظیم می‌شود. رحمتی‌زاده با اشاره به مفاد ماده 86 قانون ثبت اظهار کرد: دفاتر اسناد رسمی با احراز هویت و مالکیت موجرین و مالکان مستغلات با مطالبه اسناد مالکیت رسمی اشخاص و با حذف تشریفات نه تنها به بهداشت حقوقی جامعه مبنی بر ایجاد ارتباط با اشخاص ذی‌نفع و ممانعت از دخالت سوء استفاده‌کنندگان و افراد فرصت‌طلب می‌شوند بلکه سبب ممانعت در انعقاد قراردادهای فضولی شده است و در پیشگیری‌ها از جرایم و تخلفات سهم بسزایی دارند و مضافاً به اینکه با ساده‌سازی تشریفات تنظیم سند رسمی و بدون فوت وقت متعاملین و آحاد مردم را به خواسته بر حقشان رهنمون می‌سازند.

وی در بخشی دیگر از سخنان خود راجع به اجاره اماکن تجاری، سرقفلی و انتقال حقوق استیجاری اشاره کرد و گفت: با توجه به ماده 6 قانون روابط موجرو مستاجر مصوب 1376 چنانچه مورد اجاره تجاری مجوز تجاری یا گواهی پایان‌کار تجاری نداشته باشد، عده‌ای از حقوقدانان معتقد به باطل بودن عقد اجاره هستند و عده‌ای دیگر نظر متفاوتی دارند و این اعتقاد هم وجود دارد در صورتی که ملک در سند مالکیت به صورت تجاری توصیف شده باشد، نداشتن پایان کار تجاری موجب بطلان عقد اجاره نخواهد بود. وی افزود در صورتی که حق انتقال حقوق استیجاری از مستاجر سلب نشود وی با توجه به ماده 6 قانون روابط موجر و مستاجر مصوب 1376 حق انتقال سرقفلی را به غیر خواهد داشت. رحمتی‌زاده گفت : چون سرقفلی از شروط و توابع عقد اجاره است با عنایت به قانون روابط موجر و مستاجر مصوب سال 1376 واصول حقوقی حاکم بر رابطه استیجاری برای تنظیم سند انتقال سرقفلی دو شرط اساسی لازم است: مستاجر حق انتقال به غیر را داشته باشد یا حق انتقال به غیر از مستاجر سلب نشده باشد و مدت اجاره به پایان نرسیده باشد وی اضافه کرد: در صورتی که حق انتقال به غیر از مستاجر سلب شده باشد موجر نیز باید طرف دعوی الزام به انتقال حقوق استیجاری قرار گرفته و حکم لازم صادر شده باشد یا اجازه انتقال توسط موجر حضورا در سند رسمی انتقال حقوق استیجاری درج شود و چون در قانون روابط موجر و مستاجر مصوب سال 76 تجویز انتقال حقوق استیجاری پیش بینی نشده است اعتقاد بر این است در مواردی که قانون مزبور و قانون مدنی ساکت باشد مقررات قانون روابط موجر و مستاجر مصوب 1359 حاکم است بنابراین در موارد عسر و حرج دادگاه می‌تواند با توجه ماده 19 قانون سال 56 حکم به تجویز انتقال منافع صادر کند. رحمتی‌زاده اضافه کرد: در صورتی که مدت اجاره به پایان رسیده است اعم از اینکه مستاجر حق انتقال به غیر را داشته یا نداشته باشد بدون حضور مالک امکان تنظیم سند انتقال سرقفلی به غیر وجود ندارد در این حالت مالک باید سند اجاره جدیدی با مستاجر جدید تنظیم کند و مستاجر سابق حقوق سرقفلی خود را به مستاجر جدید انتقال دهد. وی گفت مشاهده شد بعضا مراجع محترم قضایی بدون الزام مالک به تنظیم سند اجاره در جایی که مستاجر قدیم حق انتقال به غیر را ندارد یا مدت اجاره به پایان رسیده دادنامه و اجراییه مبنی برالزام به تنظیم سند انتقال سر قفلی از مستاجر سابق به مستاجر جدید صادر می‌‌کنند که همکاران سر دفتر باید به این موضوع توجه و مستند به ماده 25 قانون اجرای احکام موضوع را از مرجع صادر کننده رای رفع ابهام کنند. وی خاطرنشان کرد : سرقفلی در روابط استیجاری اماکن تجاری صرفا با پرداخت مبلغی پول به مالک ایجاد نمی‌شود؛ در صورتی که مستاجر مبلغی به عنوان سرقفلی نداده باشد ولی به موجب شروط ضمن عقد اجاره طبق مواد 7 و 8 قانون روابط موجر و مستاجر مصوب سال 76 در قبال مستاجر تعهد به تجدید رابطه استیجاری کرده باشد برای اسقاط این حقوق مستاجر می‌تواند سرقفلی دریافت کند.

مدیرکل ثبت اسناد و املاک خراسان رضوی اطلاعات مهم در روابط استیجاری را برشمرد و افزود: چون روابط استیجاری ابعاد مختلفی دارد کارشناسان حقوقی خبره هم هنگام تنظیم سند اجاره بعضا قادر به یادآوری همه موضوعات لازم الذکر نیست.
وی افزود: نکات مهم مرتبط با رابطه استیجاری که ممکن است مفید واقع شود شامل احراز مالکیت موجر بر عین مورد اجاره و یا منافع عین و در صورت اخیر احراز حق انتقال، توصیف دقیق مورد اجاره مثلا اینکه کل پلاک یا قسمتی از آن است و اگر مورد اجاره واحد در طبقات یا یک باب دکان مستخرجه از پلاک است به پایان کار و گواهی شهرداری مستند شود، در صورتی که مورد اجاره قسمتی مشاع است، باید توجه شود که در تصرف مال مشاع کسب اجازه از شریک لازم است و شریک مشاع نیز باید سند را امضا کند. مبلغ اجاره، نحوه پرداخت مال‌الاجاره و اقساط، مدت اجاره، تعهد مستاجر به تخلیه مورد اجاره در پایان مدت یا تجدید اجاره تراضی، تصمیم‌گیری در مورد اجرت‌المثل بعد از انقضای مدت، ذکر آدرس مورد اجاره، تصریح به تصرف مورد اجاره و تحویل توسط مستاجر یا تعیین زمان آن، تصریح به اقامتگاه موجر و مستاجر، تصریح به اینکه منظور از اجاره سکونت است یا کسب وپیشه و در صورت اخیر نوع کسب و پیشه هم ذکر شود، تصریح به اینکه در چه شرایطی حق فسخ برای هر یک از طرفین ایجاد می‌‌شود، تاکید بر اینکه سرقفلی پرداخت شده یا خیر و در صورت پرداخت سرقفلی تصریح به میزان آن شود، تصریح به اینکه سرقفلی همزمان با تخلیه پرداخت شود یا در زمان مورد توافق دیگر و تصریح به قانون حاکم بر روابط استیجاری می‌شود.